PIP ട്രാപ്പ്: മിക്ക Underperformance-ഉം എന്തുകൊണ്ട് തെറ്റായി diagnose ചെയ്യപ്പെടുന്നു

ഓരോ HR ലീഡറുടെയും കൈയിൽ "performance issues" എന്ന് ലേബൽ ചെയ്ത ഒരു ഫോൾഡർ ഉണ്ട്. ഓരോ തവണ നമ്മൾ അത് തുറക്കുമ്പോഴും, നമ്മൾ അതേ playbook തന്നെ എടുക്കുന്നു: PIP (performance improvement plan), warning, exit interview, ആവർത്തനം.

പക്ഷേ ആ ഫോൾഡറിന്റെ പകുതിയും ഒരു performance problem അല്ലെങ്കിലോ? അത് ഒരു fit problem, ഒരു feedback problem, അല്ലെങ്കിൽ — ഒന്ന് തയ്യാറായിക്കോളൂ — ഒരു employee-ന്റെ name tag ധരിച്ച ഒരു manager problem ആണെങ്കിലോ?

സ്റ്റാൻഡേർഡ് PIP-and-pray സമീപനത്തിനപ്പുറത്തേക്ക് പോകുന്ന, underperformance കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള ഏഴ് നീക്കങ്ങൾ ഇതാ.

PIP-and-Pray-ക്ക് അപ്പുറമുള്ള ഏഴ് നീക്കങ്ങൾ

1. Prescribe ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് Diagnose ചെയ്യുക. ചില ഡോക്ടർമാർ നേരെ surgery-ലേക്ക് ചാടുന്നതുപോലെ, "performance improvement plan"-ലേക്ക് നേരെ ചാടാൻ നമ്മൾ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നു. ഒരൊറ്റ PIP goal എഴുതുന്നതിന് മുമ്പ്, ഒരു ദ്രുത diagnostic നടത്തുക: ഇത് ഒരു can't do (skill gap) ആണോ, won't do (motivation gap) ആണോ, അതോ can't do it here (fit gap) ആണോ? ഓരോന്നിനും വ്യത്യസ്ത prescription വേണം. ഒരു motivation problem-നെ ഒരു training course കൊണ്ട് ചികിത്സിക്കുന്നത് ഒടിഞ്ഞ കാലിന് cough syrup കൊടുക്കുന്നതുപോലെയാണ്.
2. Employee-യെ Audit ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് Manager-നെ Audit ചെയ്യുക. "Underperformance"-ന്റെ അത്ഭുതകരമായ ഒരു പങ്ക്, unclear expectations-ലേക്കോ അല്ലെങ്കിൽ manage ചെയ്യാത്ത ഒരു manager-ലേക്കോ ആണ് കണ്ടെത്തുന്നത്. ഏതെങ്കിലും formal process തുടങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ്, manager-നോട് മൂന്ന് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുക: Success എങ്ങനെ കാണപ്പെടുന്നു, എഴുത്തിൽ? അവസാനമായി നിങ്ങൾ അത് ഉറക്കെ പറഞ്ഞത് എപ്പോഴാണ്? അത് വഴുതിയപ്പോൾ നിങ്ങൾ എന്ത് ചെയ്തു? അവ്യക്തമായ ഉത്തരങ്ങൾ സാധാരണയായി അർത്ഥമാക്കുന്നത്, നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥ root cause കണ്ടെത്തി എന്നാണ്.
3. Annual Surprise-നെ ഒരു 30-Day Heads-Up കൊണ്ട് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക. ആറ് മാസമായി താൻ "underperforming" ആയിരുന്നു എന്ന് ഒരു employee തന്റെ review-ൽ വെച്ച് അറിയുന്നതിനെക്കാൾ വേഗത്തിൽ trust-നെ ഇല്ലാതാക്കുന്ന മറ്റൊന്നുമില്ല. House rule: ഒരു performance conversation-ലും ഒരു news-ഉം ഉണ്ടാകരുത്. അത് അവർക്ക് news ആണെങ്കിൽ, അത് നിങ്ങളുടെ feedback loop-ന്റെ പരാജയമാണ് — അവരുടേതല്ല.
4. Improvement Plan-ന് മുമ്പ് "Swap Test" പരീക്ഷിക്കുക. ഒരു PIP formalize ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ്, ചോദിക്കുക: ഈ വ്യക്തി ഒരു വ്യത്യസ്ത team-ൽ, ഒരു വ്യത്യസ്ത role-ൽ, ഒരു വ്യത്യസ്ത manager-നൊപ്പം വിജയിക്കുമോ? ചിലപ്പോൾ പരിഹാരം കൂടുതൽ coaching അല്ല — അത് ഒരു വ്യത്യസ്ത seat ആണ്. Internal mobility ആയിരിക്കണം നിങ്ങളുടെ ആദ്യ intervention, അവസാന വഴിയല്ല.
5. Feedback-നെ ഒരു Verdict അല്ല, ഒരു Conversation ആക്കുക. ഒരു വിധി പ്രസ്താവിക്കുന്നതിന് പകരം, curiosity-യോടെ തുടങ്ങുക: "നിങ്ങളുടെ ആഴ്ച എനിക്ക് വിശദീകരിച്ച് തരൂ — എവിടെയാണ് കാര്യങ്ങൾ ബുദ്ധിമുട്ടായത്?" ഒരു KPI dashboard-ഉം കാണിക്കാത്ത blockers നിങ്ങൾ പലപ്പോഴും കണ്ടെത്തും: ഒരു broken process, ഒരു unclear handoff, ആരും train ചെയ്യാത്ത ഒരു tool. Underperformance ചിലപ്പോൾ ഒരു മനുഷ്യമുഖമുള്ള ഒരു org chart problem മാത്രമാണ്.
6. ഒരു Decision Deadline സജ്ജമാക്കുക — നിങ്ങൾക്കായി. Employees-ന് കൂടുതൽ സമയം വേണ്ടതുകൊണ്ടല്ല, ലീഡർമാർ കടുത്ത തീരുമാനം ഒഴിവാക്കുന്നതുകൊണ്ടാണ് PIPs വലിച്ചുനീളുന്നത്. നിങ്ങൾക്കായി ഒരു ഉറച്ച checkpoint നൽകുക: ആറാം ആഴ്ചയ്ക്കകം, കൂടുതൽ coach ചെയ്യാനോ, redeploy ചെയ്യാനോ, അല്ലെങ്കിൽ വഴിപിരിയാനോ നിങ്ങൾ തീരുമാനിച്ചിരിക്കും. അവ്യക്തത ചെലവേറിയതാണ് — employee-ന്റെ അന്തസ്സിനും team-ന്റെ morale-നും.
7. ഓരോ Exit-ഉം ഒരു സത്യസന്ധമായ Postmortem കൊണ്ട് അവസാനിപ്പിക്കുക. ആരെങ്കിലും പോകുമ്പോൾ, അത് "didn't work out" എന്നതിന് കീഴിൽ file ചെയ്ത് മുന്നോട്ട് പോകുന്നതിനെ ചെറുക്കുക. Hiring, onboarding, അല്ലെങ്കിൽ management-ൽ നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് നഷ്ടമായതെന്ന് ചോദിക്കുക. പരിശോധിക്കാതെ വിട്ട underperformance, വെറും ഒരു വ്യത്യസ്ത പേരിൽ വീണ്ടും ഉയർന്നുവരും.

ചുരുക്കത്തിൽ

Underperformance എപ്പോഴും ഒരു people problem അല്ല. ചിലപ്പോൾ അത് ഒരു process problem, ഒരു placement problem, അല്ലെങ്കിൽ വേഷംമാറിയ ഒരു management problem ആണ്. ഇത് ശരിയായി ചെയ്യുന്ന HR ലീഡർമാർ ഏറ്റവും കർശനമായ PIP templates ഉള്ളവരല്ല — പേപ്പർവർക്കിലേക്ക് കൈനീട്ടുന്നതിന് മുമ്പ് മികച്ച ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നവരാണ്.

അതിനാൽ ആ ഫോൾഡർ വീണ്ടും തുറക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, എല്ലാം പുനർനിർവചിക്കുന്ന ആ ഒരൊറ്റ ചോദ്യത്തോടൊപ്പം ഇരിക്കുക: ഒരു "underperformer"-ന് പിന്നിൽ നിങ്ങൾ ഇതുവരെ കണ്ടെത്തിയ ഏറ്റവും അത്ഭുതകരമായ root cause എന്താണ് — ഒപ്പം അവസാനമല്ല, ആദ്യം തന്നെ അത് തേടിപ്പോയിരുന്നെങ്കിൽ എന്ത് മാറുമായിരുന്നു?