Org Chart vs. Organizational Structure: வித்தியாசம் என்ன?

ஒரு org chart-க்கும் ஒரு organizational structure-க்கும் இடையே உள்ள வித்தியாசத்தை பத்து leaders-இடம் கேளுங்கள், பெரும்பாலானவர்கள் தயங்குவார்கள். இந்த இரண்டு வார்த்தைகளும் மாற்றி மாற்றிப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன — "org chart-ஐ மறுபடியும் செய்வோம்" என்பது பொதுவாக "நாம் எப்படி organize ஆகியிருக்கிறோம் என்பதை மாற்றுவோம்" என்பதையே குறிக்கிறது. ஆனால் அவை ஒரே விஷயம் அல்ல, அவற்றுக்கு இடையே உள்ள இடைவெளிதான் நிறைய reorganizations அமைதியாகத் தோல்வியடையும் இடம்.

ஒரு org chart என்பது ஒரு படம். ஒரு organizational structure என்பது அந்தப் படம் விவரிக்க முயலும் system. படத்தை ஒரு பிற்பகலில் மறுபடியும் வரையலாம்; system-ஐ மாற்றுவதற்கு மாதங்கள் எடுக்கும். ஒன்றை மற்றொன்றாகத் தவறாகப் புரிந்துகொள்வதுதான் கம்பெனிகள் ஒரு "reorg"-ஐ அறிவித்து, சில boxes-ஐ நகர்த்தி, ஆறு மாதங்களுக்குப் பிறகு உண்மையில் எதுவும் மாறவில்லை என்று கண்டுபிடிக்கும் விதம்.

எதையும் மாற்றாத ஒரு reorg

ஒரு founder, தான் மிகவும் பெருமைப்பட்ட reorg-ஐ பற்றி எங்களிடம் சொன்னார் — அது வேலை செய்யாத வரை. அவர்கள் org chart-ஐ மறுபடியும் வரைவதில் ஒரு வார இறுதியைச் செலவழித்தனர்: தெளிவான reporting lines, இரண்டு புதிய team leads, ஒழுங்கான boxes. அதை திங்களன்று அறிவித்தனர். "மூன்று மாதங்களுக்குப் பிறகு," அவர்கள் ஒப்புக்கொண்டார்கள், "அதே மூன்று முடிவுகள் இன்னும் என் மேசையில் வந்து விழுந்துகொண்டிருந்தன, புதிய leads இன்னும் எல்லாவற்றையும் என்னிடம் சரிபார்த்துக்கொண்டிருந்தனர், உண்மையில் மாறிய ஒரே விஷயம் என்னவென்றால், மக்கள் தங்கள் titles பற்றி குழம்பியிருந்தார்கள்." அவர்கள் படத்தை புதுப்பித்திருந்தனர். Structure — யார் உண்மையில் முடிவெடுக்க முடியும் என்பது — அது தொடங்கிய இடத்திலேயே சரியாக இருந்தது.

ஒரே கதையில் முழுப் பாடமும் அதுதான். Chart-ஐ மறுபடியும் வரைவது மாற்றம் போல் உணர்ந்தது, ஆனால் எதையும் வழங்கவில்லை, ஏனெனில் chart ஒருபோதும் கம்பெனியை பின்னிழுத்த விஷயம் அல்ல.

குறுகிய பதில்

• Organizational structure என்பது ஒரு கம்பெனியின் வேலை, authority, தகவல் உண்மையில் எப்படி அமைக்கப்பட்டிருக்கின்றன — யார் எதை முடிவெடுக்கிறார், யார் எதற்குப் பொறுப்பு, teams எப்படி coordinate செய்கின்றன, முடிவுகளும் தகவலும் எப்படி பாய்கின்றன.
• ஒரு org chart என்பது அந்த structure-இன் ஒரு துண்டின் visual representation — பொதுவாக reporting lines. அது ஒரு வரைபடம், நிலப்பகுதி அல்ல.

Structure என்பது operating model. Chart அதன் ஒரு பகுதியின் snapshot.

ஒரு organizational structure உண்மையில் என்ன

Structure என்பது கம்பெனியின் operating system: scale-ல் வேலை எப்படிச் செய்யப்படுகிறது என்பதைத் தீர்மானிக்கும், பெரும்பாலும் கண்ணுக்குத் தெரியாத அமைப்புகளின் தொகுப்பு. அதற்கு பல dimensions உண்டு, அவற்றில் ஒன்றை மட்டுமே ஒரு வழக்கமான org chart காட்டுகிறது:

• Grouping (departmentation) — மக்கள் units-ஆக எப்படிக் கூட்டப்படுகிறார்கள்: function, product, customer segment, geography, அல்லது ஒரு hybrid மூலம்.
• Reporting lines — யார் யாருக்கு report செய்கிறார்கள். இதைத்தான் chart பொதுவாகப் பிடிக்கிறது.
• Decision rights — யார் உண்மையில் எதை முடிவெடுக்க முடியும்: யார் ஒரு hire-ஐ approve செய்யலாம், ஒரு contract-ல் கையெழுத்திடலாம், ஒரு project-ஐ முடித்துவைக்கலாம், ஒரு விலையை நிர்ணயிக்கலாம். பெரும்பாலும் reporting line-ஐப் போல் அல்ல.
• Span of control — ஒவ்வொரு manager-க்கும் எத்தனை பேர் report செய்கிறார்கள், அது teams-க்கு எவ்வளவு உண்மையான autonomy இருக்கிறது என்பதை வடிவமைக்கிறது.
• Accountability — ஏதாவது வெற்றி பெறும்போது அல்லது தோல்வியடையும்போது யார் outcome-ஐ own செய்கிறார்.
• Coordination mechanisms — தனித்தனி teams ஒரே கம்பெனியாகச் செயல்பட வைக்கும் meetings, rituals, பகிரப்பட்ட metrics, மற்றும் processes.

ஒரு reporting line, ஒருவரின் manager யார் என்பதைச் சொல்கிறது. யார் முடிவுகளை எடுக்கிறார், யார் முடிவை own செய்கிறார், இரண்டு teams உண்மையில் எப்படி align ஆகின்றன என்பதைப் பற்றி அது கிட்டத்தட்ட எதையும் சொல்லவில்லை. அதுதான் எந்த chart-ம் காட்ட முடியாத structure-இன் பகுதி.

ஒரே மாதிரியான org charts கொண்ட இரண்டு கம்பெனிகள் முற்றிலும் வேறுபட்டு இயங்க முடியும் — ஒன்றில் managers உண்மையான authority வைத்திருக்கிறார்கள், மற்றொன்றில் ஒவ்வொரு முடிவும் founder-க்கு route ஆகிறது. ஒரே படம், எதிரெதிர் systems. இது organizational design-ல் நன்கு நிறுவப்பட்ட ஒரு புள்ளி: ஒரு organization-இன் உண்மையான structure அதன் decision rights மற்றும் accountabilities-ல் வாழ்கிறது, அதன் reporting diagram-ல் அல்ல.

ஒரு org chart உண்மையில் என்ன

ஒரு org chart என்பது ஒரு communication tool. Structure-இன் ஒரு அம்சத்தை — பொதுவாக "யார் யாருக்கு report செய்கிறார்கள்" என்பதை — ஒரே பார்வையில் தெளிவாக்குவதே அதன் வேலை. ஒரு நல்ல chart கேள்விகளுக்கு வேகமாகப் பதிலளிக்கிறது: இந்த team-ஐ யார் நடத்துகிறார்? நான் யாரிடம் escalate செய்வேன்? அந்த department எவ்வளவு பெரியது? அது மதிப்புமிக்கது. ஆனால் ஒரு chart என்ன காட்டுகிறது, என்ன மறைக்கிறது என்பதைப் பற்றித் தெளிவாக இருங்கள்:

அது என்ன காட்டுகிறது

• Formal reporting relationships
• Hierarchy-இன் வடிவம் (உயரமானது vs. தட்டையானது)
• Team அளவுகள் மற்றும் groupings
• Seniority பற்றிய ஒரு தோராயமான உணர்வு

அது என்ன மறைக்கிறது

• முடிவுகள் உண்மையில் எங்கே எடுக்கப்படுகின்றன
• காரியங்களைச் செய்ய மக்கள் உண்மையில் பயன்படுத்தும் informal networks
• Teams lines-ஐக் கடந்து எப்படி coordinate செய்கின்றன
• வேலை பல boxes-ஐ விரிக்கும்போது Accountability
• Structure கம்பெனி இயங்கும் விதத்துடன் பொருந்துகிறதா என்பதே

இதனால்தான் ஒரு chart முற்றிலும் ஒழுங்காகத் தோன்றலாம், அதன் கீழே உள்ள organization ஒரு குழப்பமாக இருக்கும் — மேலும் சற்று குழப்பமான chart, அழகாக இயங்கும் ஒரு கம்பெனியின் மேல் அமரலாம்.

அருகருகே

ஒரே chart, வெவ்வேறு structures

பெரும்பாலான reorgs தவறவிடும் வழக்கத்திற்கு மாறான பகுதி இங்கே: ஒரே boxes-and-lines chart முற்றிலும் வேறுபட்ட structures-ஐ பிரதிநிதித்துவப்படுத்த முடியும். பொதுவான வகைகள் —

• Functional — discipline மூலம் கூட்டப்பட்டது (எல்லா engineers-ம் ஒன்றாக). திறமையானது, தெளிவானது, ஆனால் cross-functional வேலைக்கு வேண்டுமென்றான coordination தேவை.
• Divisional — product, market, அல்லது region மூலம் கூட்டப்பட்டது, ஒவ்வொன்றும் தன் சொந்த functions உடன். வேகமானது, அதிக autonomous, ஆனால் முயற்சியை duplicate செய்து culture-ஐ துண்டாக்கலாம்.
• Matrix — மக்கள் இரண்டு axes-ல் report செய்கிறார்கள் (எ.கா., ஒரு function மற்றும் ஒரு product). சிக்கலான வேலைக்கு சக்திவாய்ந்தது, ஆனால் decision rights படிக கண்ணாடி போல் தெளிவாக இருக்க வேண்டும், இல்லையெனில் அது gridlock-ஐ உருவாக்கும்.
• Flat / flatarchy — குறைந்த layers, அகலமான spans, நிறைய autonomy. ஆரம்பத்தில் வேகமானது; headcount ஏறும்போது coordination கடினமாகிறது.
• Network / team-of-teams — பகிரப்பட்ட goals-ஐச் சுற்றி coordinate செய்யும் சிறிய autonomous units. Adaptive, ஆனால் வலுவான பகிரப்பட்ட culture மற்றும் principles-ஐ பெரிதும் சார்ந்தது.

— கிட்டத்தட்ட ஒரே மாதிரியான charts-ஐ உருவாக்க முடியும். ஒரு matrix-ம் ஒரு functional org-ம் பெரும்பாலும் paper-ல் ஒரே மாதிரித் தோன்றுகின்றன. வித்தியாசம் decision rights மற்றும் accountability-ல் வாழ்கிறது: structure, படம் அல்ல.

இரண்டையும் குழப்புவது ஏன் விலையுயர்ந்தது

Leaders chart-ஐ structure-ஆகக் கருதும்போது, கணிக்கக்கூடிய தோல்விகள் தொடர்கின்றன:

1. எதையும் மாற்றாத reorgs — boxes நகர்கின்றன, titles மாறுகின்றன, ஒரு புதிய chart வெளியிடப்படுகிறது, ஆனால் decision rights மற்றும் accountability அப்படியே இருக்கின்றன. (எங்கள் founder-இன் வார இறுதி reorg.)
2. மறைந்த bottlenecks — ஒரு manager ஒரு team-ஐ own செய்கிறார் என்று chart சொல்கிறது, ஆனால் ஒவ்வொரு உண்மையான முடிவும் இன்னும் founder வழியாகவே route ஆகிறது. உண்மையில் எதுவும் delegate செய்யப்படவில்லை.
3. Accountability இடைவெளிகள் — பல boxes-ஐ விரிக்கும் வேலைக்கு தெளிவான owner இல்லை, ஏனெனில் chart vertical lines-ஐ மட்டுமே விவரிக்கிறது, horizontal ownership-ஐ அல்ல.
4. Structure debt — chart புதுப்பிக்கப்படுகிறது; மக்கள் வேலை செய்யும் விதம் அல்ல. காலப்போக்கில் படமும் யதார்த்தமும் வெகுதூரம் விலகி, chart தீவிரமாகத் தவறாக வழிநடத்தும் ஒன்றாகிறது.

இதைச் சரியாகச் செய்வது எப்படி

முதலில் structure-ஐ design செய்யுங்கள், பின்னர் chart அதை விவரிக்க விடுங்கள் — மற்ற வழியில் அல்ல:

• வேலையிலும் strategy-யிலும் தொடங்குங்கள். கம்பெனி எதில் சிறந்ததாக இருக்க வேண்டும்? எந்த முடிவுகள் வேகமாக இருக்க வேண்டும்? அது எப்படி group செய்வது, authority எங்கே அமர வேண்டும் என்பதை வரையறுக்கிறது.
• Decision rights மற்றும் accountability-ஐ explicit-ஆக வரையறுங்கள். முக்கியமான roles-க்கு, யார் முடிவெடுக்கிறார், யார் consult செய்யப்படுகிறார், யார் outcome-ஐ own செய்கிறார் என்பதை எழுதி வையுங்கள். இதுதான் உண்மையான structure.
• பின்னர் chart-ஐ வரையுங்கள் அதன் ஒரு நேர்மையான சுருக்கமாக — யதார்த்தம் மாறும்போது அதை புதுப்பித்து வையுங்கள், அப்போது அது ஒருபோதும் ஒரு ஆறுதலான கற்பனையாக மாறாது.

உங்களையே கேளுங்கள்

• உங்கள் மிக முக்கியமான மூன்று திரும்பத் திரும்ப வரும் முடிவுகளுக்கு, உண்மையில் யார் முடிவெடுக்கிறார் என்பதை எல்லோரும் பெயரிட முடியுமா?
• நீங்கள் நாளை உங்கள் org chart-ஐ மறுபடியும் வரைந்தால், முடிவுகள் எப்படி எடுக்கப்படுகின்றன என்பதைப் பற்றி ஏதாவது மாறுமா?
• தெளிவான owner இல்லாமல், வேலை வழக்கமாக எங்கே boxes-க்கு இடையே விழுகிறது?
• உங்கள் chart கம்பெனி உண்மையில் எப்படி இயங்குகிறது என்பதை விவரிக்கிறதா — அல்லது அது எப்படி இயங்க வேண்டும் என்று நீங்கள் விரும்புகிறீர்களா?

முக்கியக் கருத்து

Chart என்பது structure-இன் downstream. Structure-ஐ சரியாகப் பெறுங்கள் — grouping, decision rights, accountability, coordination — அப்போது org chart தன்னைத் தானே கவனித்துக்கொள்கிறது. அதைத் தவறாகப் பெறுங்கள், அப்போது உலகின் மிக அழகான chart-ம் உங்களைக் காப்பாற்றாது. தெளிவற்ற decision rights-இன் மேல் உள்ள ஒரு அழகான diagram, organizational self-deception-இன் மிகவும் பொதுவான வடிவங்களில் ஒன்று: அது தெளிவு போல் தோன்றுகிறது, குழப்பம் போல் நடந்துகொள்கிறது.