ঘোষণার আগে আপনার প্রতিষ্ঠান সাজান
ক্যানভাসে কাঠামো আঁকুন, যেসব নিয়ম তাকে সৎ রাখে সেগুলি দিয়ে যাচাই করুন, আর টিকে গেলে প্রকাশ করুন। সবাই একটিই সংস্করণ দেখে, আর প্রতিটি পরিবর্তনের নথি থাকে।
সংগঠন চার্ট কেন পুরনো হয়ে যায়
বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান কাঠামো একটি উপস্থাপনায় রাখে। যে সপ্তাহে তৈরি হয় সেই সপ্তাহেই ঠিক থাকে, আর সেদিন থেকেই বাস্তব থেকে সরতে শুরু করে।
চার্ট আর প্রতিষ্ঠান মেলে না
পুনর্গঠন কথাবার্তা ও ক্যালেন্ডারে অনেক আগেই ঘটে যায়, ছবিতে পৌঁছায় পরে। ফাইল হালনাগাদ হতে হতে আরও তিনটি জিনিস বদলে যায়।
সম্পাদনার কোনো মালিক নেই
যাঁর কাছে ফাইল তিনি চলে গেলে বা ছুটিতে গেলে কাঠামো তাঁর ফেরা পর্যন্ত জমে থাকে। এর মধ্যে সবাই আন্দাজ করে তারা কার কাছে রিপোর্ট করে।
পরিবর্তনের কোনো চিহ্ন থাকে না
ছয় মাস পরে কেউ বলতে পারে না কোনো দল কখন সরল, কে অনুমোদন দিল, বা তার আগে কাঠামো কেমন ছিল।
Green Organization-এ কাঠামো কীভাবে কাজ করে
ক্যানভাসে খসড়া করুন
সম্পাদক খুলে সত্তা, ইউনিট ও পদ সরান। এখনও কিছু কার্যকর হয়নি, তাই সিদ্ধান্তের আগে একটি রূপ পরখ করা যায়।
নিয়ম দিয়ে যাচাই করুন
কাজ করার সময়েই যাচাই চলে এবং তা ধরে ফেলে যা কাঠামোকে অচল করে: কোনো ইউনিট নিজের কাছেই রিপোর্ট করছে, কোনো স্তর বাদ পড়েছে, বা কোনো পদের দায়িত্বশীল নেই।
টিকে গেলে প্রকাশ করুন
একটি ক্রিয়া খসড়াকে চূড়ান্ত করে দেয়। সবাই একই মুহূর্তে নতুন কাঠামো দেখে, আর পুরনোটি আর উত্তর থাকে না।
নথি রাখুন
প্রতিটি প্রকাশিত পরিবর্তন কে করল ও কখন, তা সহ নিরীক্ষা লগে লেখা হয়, যাতে দল কখন সরল সেই প্রশ্নের উত্তর থাকে।
আপনি কী পাবেন
আইনি সত্তা ও সাংগঠনিক ইউনিট
সহযোগী প্রতিষ্ঠান ও যৌথ বিভাগসহ প্রতিষ্ঠানকে তার প্রকৃত রূপে গড়ুন, কেবল একটি গাছ নয়।
পদ ও ভূমিকা
ভূমিকাকে ব্যক্তির বদলে পদের সঙ্গে যুক্ত করুন, যাতে কারও বিদায়ে কাজটিই মুছে না যায়।
একই প্রতিষ্ঠানের দুই দৃশ্য
বেশিরভাগ মানুষের প্রশ্নের জন্য সরল ক্রমবিন্যাস, আর যেসব রিপোর্টিং সরলরেখা নয় তার জন্য নেটওয়ার্ক দৃশ্য।
যৌথ সম্পাদনা
দুজন একই খসড়ায় কাজ করতে পারেন। সহকর্মী আগে খুলেছেন বলে কাউকে আটকানো হয় না।
প্রশ্ন
- সাংগঠনিক কাঠামো কী?
- এটি সত্তা, ইউনিট, পদ ও রিপোর্টিং রেখার সেই বিন্যাস যা ঠিক করে কে কী করে এবং কে কী সিদ্ধান্ত নেয়। সংগঠন চার্ট তার একটি ছবি। কাঠামোর মধ্যে সেই নিয়মও আছে যা ছবি দেখাতে পারে না।
- সংগঠন চার্ট টুল থেকে এটি কীভাবে আলাদা?
- চার্ট টুল আপনি যা বলবেন তাই আঁকে। Green Organization আগে কাঠামো যাচাই করে, তারপর সবাই যে একটিমাত্র সংস্করণ দেখে সেভাবে প্রকাশ করে এবং পরিবর্তন নথিভুক্ত করে। আঁকাটি এর সবচেয়ে ছোট অংশ।
- ঘোষণা না করে কি পুনর্গঠন পরখ করা যায়?
- হ্যাঁ। কেউ প্রকাশ না করা পর্যন্ত খসড়া কেবল যাঁরা সম্পাদনা করছেন তাঁদেরই থাকে। আপনি একটি পরিবর্তন পরখ করে দেখতে পারেন কী ভাঙে, তারপর বাতিল করতে পারেন।
আপনার কাঠামো স্পষ্ট দেখুন
আপনার আকারের উপযোগী প্যাকেজ দিয়ে শুরু করুন, বা পড়ুন Green Organization-এর অংশগুলি কীভাবে যুক্ত হয়।